1. HIGHWAY ist ein Forum und Multihoster.
    Unsere Plattform steht nur ausgewählten und überprüften Nutzern zur Verfügung.
    Zur Zeit sind die Registrierungen geöffnet. Die Bearbeitungszeit einer Bewerbung beträgt je nach Dienstauslastung zwischen einigen Tagen und mehreren Wochen. Aktuell ist die Dienstauslastung hoch, sodass Freischaltungen in der Regel frühestens 10 Tage nach Anmeldung stattfinden werden. Stand: Dez. 2020

sinnvolle Namensstruktur für sämtliche Dokumente

Dieses Thema im Forum "Sonstiges" wurde erstellt von mymomo, 12 Mai 2020.

  1. mymomo

    mymomo Neuling

    Registriert seit:
    30 Mai 2019
    Beiträge:
    23
    Zustimmungen:
    47
    Guthaben:
    2.580MB
    Moin!

    Ich bin im Besitz eines SnapScan IX500 Dokumentenscanners.
    Kurz: Dokumente rein, er scannt das Teil beidseitig innerhalb 1-2 Sekunden, macht eine Texterkennung drüber und läd das Dokument als PDF in eine Onlinecloud.

    Ich möchte sämtliche Post, Verträge - schlicht Alles, auf diese Weise "abheften".

    Jetzt geht es an die Findung der Dokumentennamen und welche Cloud am Besten dafür geeignet ist (sicher und gute Durchsuchungsmöglichkeiten, bzw auch Anzeigemöglichkeiten).

    Zu den Namen:
    JEDES Dokument sollte denke ich mit Jahr/Monat/Tag (also 20200512 für heute) beginnen. Ich denke aber es würde auch Sinn machen sowas wie "VERTRAG", "RECHNUNG", usw (jedoch nicht zu viele Unterbereiche) mit einzubinden, damit man hier bereits eine Eingliederung in verschiedene Dokumententhemen bekommt.

    Habt ihr hierzu eine Idee?

    Bezüglich Cloud:
    Nun, ich denke die größeren Clouds sind alle soweit sicher, dass man sich hier keine Gedanken um die Sicherheit der Daten machen muss, solange man nicht selbst schlampig mit den Logindaten umgeht.
    iCloud, Dropbox, Drive... doch welcher Dienst ist am besten dafür geeignet in der Menge der Dokumente dann suchen zu können und die PDF´s dann auch zB als Vorschau anzeigen zu können?

    Hat jemand mit sowas Erfahrungen?
     
    3way gefällt das.
  2. incubus6666

    incubus6666 Premium Serious User

    Registriert seit:
    30 Juli 2018
    Beiträge:
    54
    Zustimmungen:
    117
    Guthaben:
    101.123MB
    Mahlzeit

    Ich hatte sowas auch mal angefangen, aber wegen Ermangelung an Lust und ach ich weiß auch nicht habe ich das Ganze wieder begraben. Aber vielleicht kann ich dir bei der einen oder anderen Frage behilflich sein.

    Dateinamen:
    Ich würde zuerst einen Ordner pro Jahr machen und darunter einen weiteren Ordner von wem du das Dokument hast. Den Dateinamen würde ich ebenso mit dem Datum des Dokumentes versehen (bei einer Rechnung eben das Rechnungsdatum). Wobei für eine bessere Lesbarkeit 2020-05-12. Im weiteren Namen sollte dabei stehen was es ist. Nicht nur Vertrag sondern auch um welchen es sich handelt.
    Um das Ganze mal an einem Beispiel zu zeigen:
    Dokumente
    Code:
    +----2020
           +--- Versicherung XY
                  +--- 2020-01-02 - Haftplichtversicherung 2019-2020.pdf
                  +--- 2020-03-01 - KFZ-Versicherung 2020.pdf
           +--- Stromanbieter
                  +--- 2020-05-01 - Stromabrechnung 2019-2020.pdf
    
    Vorteil von dieser Variante ist unter anderem das du recht schnell deine Dokumente findest und vor allem für z.B. Steuerberater/Steuerverein blabla hast du ebenso schnell die Daten zur Hand.

    Cloud:
    Ich bin ein Freund von Nextcloud. Eigene Cloud auf eigenem Server und abartig erweiterbar.
    Mit diversen Plugins kannst du die Cloud erweitern. Egal ob nun mit eigener OCR im Hintergrund, zuweisen von Tags und ebenso einer Bildvorschau für PDFs. Du kannst ebenso eine OfficeSuite (in dem Falle ONLYOFFICE) integrieren und direkt über den Browser deine Dokumente bearbeiten. Du kannst bei den Dateien Metadaten hinterlegen und auch diese in die Suche mit einbeziehen. Du hast eigene Kalender welche nichts mit Google, Apple oder Microsoft zu tun haben. Ebenso mit deinen Kontakten.

    Die Sache hat allerdings einen Haken: Du müsstest dir zutrauen so eine Cloud selbst aufzusetzen und zu pflegen. Aber wenn du die einmal hast, willst du nichts mehr anderes.
    Du bekommst Clients für alle gängigen Betriebssysteme und Smartphones/Tablets
    Eine sehr gute Anleitung wie man so eine Cloud selbst aufsetzt findest du z.B. hier: https://www.c-rieger.de/
    Meine Cloud läuft nicht bei mir zuhause sondern bei einem Webhoster mit Sitz in Deutschland (https://www.netcup.de/). Dort nutze ich einen kleinen Rootserver für gerade mal etwas über 6 EUR im Monat für 320 GB HDD.
    Aber du solltest wie gesagt schon Ahnung zum Einrichten mitbringen.

    Ob es eine Alternative zu Nextcloud gibt die so variabel ist, weiß ich leider nicht.
     
    3way, mymomo und HHFrosch gefällt das.
  3. mymomo

    mymomo Neuling

    Registriert seit:
    30 Mai 2019
    Beiträge:
    23
    Zustimmungen:
    47
    Guthaben:
    2.580MB
    besten Dank!
    Ich denke Nextcloud schaue ich mir zumindest mal an.
    Ist halt nur die Frage, ob diverse Apps diese Cloud unterstützen... müsste ich mir mal ansehen
     
    incubus6666 gefällt das.